Hotelizer PMS Μάιος 2026: Χρήσιμες ερωτήσεις & απαντήσεις σχετικά με τις νέες φορολογικές υποχρεώσεις & πώς μπορείτε να προετοιμαστείτε με το hotelizer!

Q&As

POS, Πληρωμές & Διασύνδεση

1: Είναι υποχρεωτική η διασύνδεση POS για την έκδοση αποδείξεων διαμονής; Τι ισχύει στην περίπτωση που δεν έχω ταμειακή μηχανή και εκδίδω τα παραστατικά από τον υπολογιστή;
Δεν είναι υποχρεωτική η διασύνδεση EFT/POS με το hotelizer εφόσον εκδίδονται μόνο παραστατικά διαμονής. Για την έκδοση παραστατικών από πρόγραμμα παραγγελιοληψίας απαιτείται Πάροχος Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης και η σύνδεση EFT/POS.

Το hotelizer έχει ενσωματωμένο Πάροχο Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης με απεριόριστα παραστατικά, χωρίς επιπλέον κόστος. Συμπληρώστε τη φόρμα πατώντας εδώ για να προχωρήσουμε στις ενέργειες ενεργοποίησής του.

2: Κατά τη χρέωση δωματίου, όταν εκδίδεται το παραστατικό τη στιγμή της αγοράς, πρέπει να οριστεί τρόπος πληρωμής (μετρητά/κάρτα); Δεσμεύει αυτό την τελική πληρωμή ή μπορεί ο πελάτης να επιλέξει διαφορετικό τρόπο στο check-out;
Κατά τη χρέωση του δωματίου ο τρόπος πληρωμής είναι «επί πιστώσει» και στο check-out εισπράττουμε όλο το ποσό με τον τρόπο που θα επιλέξει ο πελάτης.

3: Είναι υποχρεωτική η διασύνδεση POS για επιχειρήσεις που εκδίδουν ΑΠΥ και ΤΠΥ; Τι ισχύει ειδικά για τις προκαταβολές;
Η υποχρέωση διασύνδεσης EFT/POS προκύπτει από το είδος των υπηρεσιών/αγαθών που πωλούνται και όχι από το αν εκδίδουμε ΑΠΥ ή ΤΠΥ. Για τις υπηρεσίες διαμονής δεν είναι υποχρεωτική.

4: Στην περίπτωση που ο πελάτης επιθυμεί οι χρεώσεις από το bar να μεταφερθούν στο δωμάτιο και να πληρώσει με πιστωτική κάρτα, πώς το διαχειριζόμαστε;
Η απόδειξη λιανικής πώλησης εκδίδεται κανονικά στον χρόνο που πραγματοποιήθηκε το έσοδο στο bar και, η εξόφληση μπορεί να γίνει στο check-out, στο σημείο έκδοσης της ΑΠΥ μαζί με το πακέτο διαμονής, με όποιο τρόπο πληρωμής επιλέξει ο πελάτης.

5: Οι χρεώσεις bar που μεταφέρονται σε δωμάτιο μπορούν να εξοφληθούν στο check-out από POS μη διασυνδεδεμένο ή απαιτείται διασυνδεδεμένο POS;
Οι χρεώσεις δωματίων που έχουν συγκεντρωθεί κατά την διάρκεια διαμονής από τα τμήματα εξοφλούνται μαζί με την υπηρεσία διαμονής από το EFT/POS της reception που μπορεί να είναι και μη διασυνδεδεμένο.

6: Αν όλες οι extra χρεώσεις περνούν στο PMS ως “extras” και εκδίδεται ένα συνολικό παραστατικό διαμονής, είναι σωστό να εισπράττεται το υπόλοιπο ποσό από μη διασυνδεδεμένο POS;
Ναι μπορούν, αυτό όμως δεν σημαίνει ότι αναιρείται η υποχρέωση να υπάρχει συνδεδεμένο EFT/POS στα τμήματα του ξενοδοχείου που έχουν υποχρέωση διασύνδεσης.

7: Αν χρησιμοποιείται ένα POS για λιανική και διαμονή και έχει ρυθμιστεί για διασύνδεση, πώς αντιμετωπίζονται προβλήματα όπως μπλοκάρισμα remote charges ή virtual cards;
Σε περιπτώσεις όπου το ίδιο EFT/POS χρησιμοποιείται για λιανικές συναλλαγές και διαμονή και έχει ρυθμιστεί για διασύνδεση, δεν υποστηρίζεται η πληκτρολόγηση στοιχείων κάρτας (MOTO συναλλαγές). Αυτό μπορεί να δημιουργήσει περιορισμούς σε περιπτώσεις όπως remote charges ή χρεώσεις virtual cards (VCC).
Για τον λόγο αυτό, προτείνεται η χρήση δεύτερου τερματικού πληρωμών (EFT/POS), μη διασυνδεδεμένου, ώστε να καλύπτονται αυτές οι ανάγκες.
Εναλλακτικά, υπάρχει η δυνατότητα αυτοματοποιημένης χρέωσης καρτών από online κρατήσεις (π.χ. VCC) μέσω υπηρεσιών όπως το roompay connect και το nexi hospitality.

Αν ενδιαφέρεστε να ενημερωθείτε για το roompay connect και το nexi hospitality,
συμπληρώστε εδώ τη φόρμα και θα επικοινωνήσουμε μαζί σας.

Q&As

Τιμολόγηση, Πάροχος & Κανονιστικό Πλαίσιο

1: Υπάρχει κάποιο όριο στις συναλλαγές B2G (Business to Government);
Όχι δεν υπάρχει όριο στις συναλλαγές αυτές.

2: Ο Πάροχος Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης αντικαθιστά πλήρως την υποχρέωση χρήσης ΦΗΜ για λιανικές συναλλαγές (π.χ. minibar);
Ναι σωστά, ο Πάροχος Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης αντικαθιστά πλήρως την υποχρέωση χρήσης ΦΗΜ.

3: Είναι υποχρεωτική η χρήση Παρόχου Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης για μικρά καταλύματα (π.χ. βίλες);
Εφόσον εκδίδονται παραστατικά B2B εντός Ελλάδας, B2B προς οντότητες τρίτων χωρών εκτός ΕΕ και B2G, ναι είναι υποχρεωτική η χρήση Παρόχου Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης.

4: Απαιτείται Πάροχος Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης για ξενοδοχεία που εκδίδουν μόνο παραστατικά διαμονής μέσω του hotelizer;
Εφόσον εκδίδονται παραστατικά B2B εντός Ελλάδας, B2B προς οντότητες τρίτων χωρών εκτός ΕΕ και B2G, ναι είναι υποχρεωτική η χρήση Παρόχου Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης.

5: Για τις λιανικές πωλήσεις, απαιτείται ξεχωριστή σύμβαση με τρίτο πάροχο, αν μέχρι τώρα η διαβίβαση γινόταν μέσω του hotelizer;
Δεν απαιτείται σύμβαση με πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης για τις λιανικές πωλήσεις που αφορούν τη διαμονή (Αποδείξεις Παροχής Υπηρεσιών), καθώς αυτές δεν εμπίπτουν στην υποχρέωση διαβίβασης μέσω παρόχου. Ωστόσο, για λιανικές συναλλαγές που υπάγονται σε ΦΗΜ (π.χ. πωλήσεις προϊόντων ή λοιπές υπηρεσίες εκτός διαμονής), εφόσον εκδίδονται μέσα από το hotelizer, είναι υποχρεωτική η διαβίβασή τους μέσω παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

6: Πώς τιμολογούνται τα cancellation fees (ακυρώσεις κρατήσεων); Υπάρχει διαφορετική μεταχείριση;
Θα πρέπει να συζητήσετε το ζήτημα με τον Λογιστή σας και να σας συμβουλέψει σχετικά με την φορολογική νομοθεσία.

7: Ισχύει η απόδειξη λιανικής και για υπηρεσίες όπως spa;
Όπως αναφέρθηκε και ανωτέρω θα πρέπει να δείτε με τον Λογιστή σας τις παρεχόμενες υπηρεσίες και ποιες από αυτές εξαιρούνται της χρήσης ΦΗΜ βάσει της ΠΟΛ.1002/31.12.2014.

8: Η ένταξη σε Πάροχο Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης γίνεται αυτόματα ή απαιτείται ενέργεια από την επιχείρηση; Πώς διαβιβάζονται οι πωλήσεις από ταμειακή (π.χ. καφετέρια);
Η ένταξη σε πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης δεν πραγματοποιείται αυτόματα και απαιτεί σχετική ενέργεια από την επιχείρηση. Θα πρέπει να επικοινωνήσετε με το τμήμα Support μας, προκειμένου να ενεργοποιηθεί ο προτεινόμενος από εμάς πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης, ο οποίος παρέχεται στο πλαίσιο της συνδρομής του hotelizer.
Σε ό,τι αφορά τις πωλήσεις που εκδίδονται μέσω ταμειακής, εφόσον επιθυμείτε την αντικατάσταση της, αυτές διαβιβάζονται μέσω παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης και με την χρήση του hotelizer integrated POS, σύμφωνα με τις ισχύουσες υποχρεώσεις για συναλλαγές που υπάγονται σε ΦΗΜ.

Q&As

Λειτουργία Ξενοδοχείου & Χρεώσεις (Room Charges & Extras)

1: Ποιοι είναι οι δύο τρόποι διαβίβασης των room charges; Εκδίδεται πράγματι αυτόματα πιστωτικό για την ΑΛΠ;
Στο hotelizer, το έσοδο τμημάτων διαβιβάζεται την ώρα της παραγγελίας. Άρα έχουμε στείλει το έσοδο μία φορά.
Στο checkout ως χρέωση δωματίου έχουμε δύο επιλογές:

1η επιλογή:

• Για τις ΑΠΥ: οι χρεώσεις δωματίων διαβιβάζονται ως πληροφοριακά στοιχεία άρα δεν επηρεάζουν το φορολογικό αποτέλεσμα. Δεν χρεώνουμε δηλαδή δεύτερη φορά το ίδιο έσοδο.
• Για τα ΤΠΥ: οι χρεώσεις δωματίων διαβιβάζονται ως έσοδο κατά το check-out, άρα έχουμε στείλει δύο φορές το έσοδο, ενώ ταυτόχρονα εκδίδουμε πιστωτικό λιανικής για τις κινήσεις που είχαν εκδοθεί κατά την παραγγελία, προκειμένου να μην χρεωθεί δύο φορές το έσοδο.

2η επιλογή:
ΑΠΥ και ΤΠΥ διαβιβάζουν τις Χρεώσεις Δωματίων ως έσοδο κατά το check-out και ταυτόχρονα εκδίδουν πιστωτικό λιανικής για τις κινήσεις που είχαν εκδοθεί προκειμένου να μην χρεωθεί δύο φορές το έσοδο.

2: Χρεώσεις όπως parking, laundry ή minibar πρέπει να περνούν από ταμειακή μηχανή ή μπορούν να ενσωματώνονται στη συνολική χρέωση διαμονής;
Με την ΠΟΛ.1002/31.12.2014 έχουν οριστεί οι κατηγορίες υπηρεσιών που απαλλάσσονται από τη χρήση ΦΗΜ. Θα πρέπει να δείτε αναλυτικά τις υπηρεσίες που παρέχετε με τον Λογιστή σας και να σας συμβουλέψει αναλυτικά που απαιτείται ΦΗΜ ή πρόγραμμα παραγγελιοληψίας αλλά και τυχόν νέες διαδικασίες που έχουν οριστεί για την παροχή των επιλεγμένων υπηρεσιών (πχ ψηφιακό πελατολόγιο).

3: Αν πελάτης με “room only” επιλέξει επιπλέον πρωινό, απαιτείται έκδοση μέσω ταμειακής και διασύνδεση POS;
Από τη στιγμή που επιλέγει να κάνει χρήση του εστιατορίου και του πρωινού του, ναι. Εναλλακτικά, μπορεί κατά την άφιξή του να αναβαθμίσει το πακέτο του σε Bed & Breakfast.

4: Μπορεί να εισπραχθεί προκαταβολικά το ΤΑΚΚ; Και αν ναι, μέσω ποιου POS (διασυνδεδεμένου ή όχι);
Ναι, υπάρχει η δυνατότητα προείσπραξης του ΤΑΚΚ, με την καταχώρηση της σχετικής είσπραξης στο hotelizer. Ωστόσο, η οριστική έκδοση του ΤΑΚΚ, όπως προβλέπεται, θα πρέπει να πραγματοποιείται κατά το check-out του πελάτη (διαμένοντα). Σε ό,τι αφορά τον τρόπο είσπραξης, δεν υπάρχει υποχρέωση διασύνδεσης των EFT/POS για συναλλαγές που σχετίζονται με παραστατικά όπως ΑΠΥ, ΤΠΥ ή ΤΑΚΚ. Συνεπώς, η είσπραξη μπορεί να πραγματοποιηθεί είτε μέσω διασυνδεδεμένου είτε μέσω μη διασυνδεδεμένου POS.

5: Για υπηρεσίες εστίασης: αν η απόδειξη εκδίδεται τη στιγμή της παραγγελίας, τι γίνεται στην περίπτωση ακύρωσης;
Κατά τη διαδικασία της παραγγελίας, είτε έχει επιλεγεί η έκδοση Δελτίου Παραγγελίας είτε Απόδειξης Λιανικής Πώλησης, το αντίστοιχο παραστατικό διαβιβάζεται κανονικά μέσω παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Στην περίπτωση ακύρωσης, εκδίδεται το αντίστοιχο ακυρωτικό παραστατικό (Ακυρωτικό Δελτίο Παραγγελίας ή Πιστωτικό Λιανικής Πώλησης), το οποίο επίσης διαβιβάζεται μέσω παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

6: Εκδίδεται δελτίο αποστολής μέσω του hotelizer;
Ναι, υπάρχει η δυνατότητα έκδοσης ψηφιακών Δελτίων Αποστολής μέσα από το hotelizer, τα οποία διαβιβάζονται μέσω παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Ωστόσο, δεν υποστηρίζονται διαδικασίες που σχετίζονται με τη Β’ φάση (όπως π.χ. παρακολούθηση διακίνησης σε πραγματικό χρόνο), καθώς αυτές αφορούν κυρίως επιχειρήσεις που διακινούν εμπορεύματα και αγαθά και όχι τη συνήθη λειτουργία ενός ξενοδοχείου.

Σημαντική διευκρίνιση:
Το περιεχόμενο του άρθρου έχει ενημερωτικό χαρακτήρα και δημιουργήθηκε σε συνεργασία με τον συνεργάτη μας Your Confidence, με εξειδικευμένη εμπειρία στη φορολογική υποστήριξη ξενοδοχειακών επιχειρήσεων. Οι πληροφορίες που παρέχονται, βασίζονται σε γενικές λογιστικές κατευθύνσεις και δεν αποτελούν λογιστική ή φορολογική συμβουλή. Για εξειδικευμένη καθοδήγηση σχετικά με τη λειτουργία της επιχείρησής σας, παρακαλούμε συμβουλευτείτε τον προσωπικό σας λογιστή. Η ομάδα Support του hotelizer δεν παρέχει λογιστική υποστήριξη ούτε απαντά σε φορολογικά ζητήματα.